Op donderdag 21 april 2011 heette Theo Rinsema, Managing Director van Microsoft Nederland, een groot aantal van de finalisten van de FD Career Challenge 2011 welkom op het 3 jaar jonge hoofdkantoor van Microsoft Nederland. Een heel bijzonder kantoor, dat is meteen duidelijk. Veel licht, veel kleur, prachtige, rustgevende stoelen en werkplekken die als zodanig nauwelijks herkenbaar zijn. Dat mensen hier met plezier werken, dat neem je onmiddellijk aan. Niet voor niets is de top 100 van het Nederlandse bedriijfsleven hier komen kijken.
Enkele kengetallen:
– 650 medewerkers op locatie maar 1100 mensen hebben toegang tot gebouw
– 90% hbo / academisch opgeleid
– 20% vrouw
– In het oude Microsoft Nederland gebouw was de bezetting 24%
Een belangrijke mijlpaal was het boek “The New World of Work” van Bill Gates in 2005. Dit moment heeft Theo Rinsema aangegrepen om Voor Microsoft Nederland een “Reis” te beginnen. Geen projectaanpak maar organisch groeipad. Hij wilde het meteen een reis en geen project noemen, omdat hij wist dat het jaren in beslag zou nemen en er niet een precies einddoel zou zijn. De verandering is een reis zonder doel.
Soms lees of hoor je dat bedrijven bang zijn dat medewerkers te weinig werken. Het omgekeerde is het geval, zo leert de ervaring bij Microsoft. Mensen hebben soms moeite om te stoppen met werken, de grenzen tussen werk en privé vervagen omdat werk niet meer specifiek locatiegebonden is, dus niet gebonden aan het kantoor. Er is weliswaar een fysiek minimum, dat een minimum inhoudt van tijd die medewerkers op kantoor doorbrengen. Dan kun je denken aan overleg, afspraken met collegae en relaties en uiteraard vergaderingen. Microsoft Nederland heeft daarvoor een coach in het leven geroepen die medewerkers helpt met het bepalen van de juiste balans tussen werk en privé.
Een belangrijke vraag die Microsoft NL zich stelde voordat ze aan haar nieuwe reis begon was: “Innoveren we wel op de juiste manier om werk te faciliteren? Is er genoeg innovatie op onze werkwijze?”
Uiteindelijk heeft dat geleid tot een manier van werken die betekent, dat medewerkers niet meer per definitie “naar het werk” gaan maar “aan het werk gaan”. Een belangrijke motivator was dat Microsoft vond dat ze niet alleen oplossingen moet bieden aan haar klanten, die Het Nieuwe Werken mogelijk maken. Nee, Microsoft wil het zelf echt doorleven. Een duidelijk voorbeeld van “practice what you preach”. Ik juich dat altijd toe.
Een ander belangrijk punt dat Rinsema noemt is dat een leider zich kwetsbaar moet durven opstellen. Daarmee creëert een leider namelijk een open en transparante sfeer waarbinnen medewerkers elkaar op hun gedrag durven en vooral mogen aanspreken. Dat levert ook zelfbewuster gedrag van medewerkers op.
Daarvoor is geloof in je mensen nodig. Rinsema gelooft dat 98% van zijn bedrijf het beste met het bedrijf voor hebben. En daarmee schenk je je mensen vertrouwen. En dan blijkt dat mensen dit vertrouwen meer dan waard zijn.
Je kunt op 2 manieren veranderen:
1. Vanuit crisis
2. Vanuit inspiratie
Bij Microsoft NL kwam de verandering uit inspiratie. Technologie was er, het leiderschap diende te veranderen
Belangrijke eigenschappen van HNW (Het Nieuwe Werken) volgens Rinsema:
– Sturen op output
– Productiviteitsverbetering
– Efficencyverbetering
– 30% minder vloeroppervlak, de ervaring is echter andersom
– Status gesplitst van hiërarchie: niemand heeft nog een vaste werkplek, ook de CEO niet
Gevolgen
– Medewerkertevredenheid steeg van 5,6 naar 8,3
– Verzuim ook omlaag, onder 1%. Kanttekening hierbij is dat het korte verzuim na een avondje doorzakken bijvoorbeeld uit de staistieken is verdwenen
– Binnen Microsoft is de wedewerkertevredenheid en productiviteit het hoogste in NL, vergeleken bij ALLE vestigingen van Microsoft wereldwijd.
Gaandeweg is er een derde doel bij gekomen
Eerste doel: Productiviteit (blauw)
Tweede doel: Medewerkertevredenheid (rood)
Derde doel: Duurzaamheid (groen)
6,5% van de kilometers is van auto verschoven naar trein. Hiervoor heeft Microsoft NL alle leasecontracten met een jaar verlengd en daaruit de NS eersteklas jaarkaarten gefinancierd.
De potentie van dit veranderingstrajest is groter dan dit bedrijf alleen; het kan veel betekenen voor de BV Nederland.
Een veel gehoord idee is dat een NHW werkplek heel druk en onrustig is. Ook in dat geval is het omgekeerde waar. In het oude gebouw konden alleen leidinggevenden geconcentreerd in stilte werken; nu kan iedereen het door, als dat nodig is, te kiezen voor een stilteplek.
Een opvallend detail is dat mensen heel moelijk afstand konden doen van statussymbolen zoals een eigen kamer.
Wat ging mis?
middelmanagement had geen rol in veranderingstraject. Hadden managers beter moeten betrekken.
Zoals gezegd is er een fysiek minimum van mensen die bij elkaar moeten komen. Dat wordt ondersteunt en versterkt doordat Groepsproductiviteit belangrijker is dan individuele productiviteit.
Gaandweg het proces bleek het middle management niet voldoende betrokken te zijn bij het veranderingsproces. Daar is Rinsema heel eerlijk over. Om dat te ondervangen werd het middle management betrokken bij het proces. Tweede stap was dat middle management zelf leidereschap programma initieerde waar de board aan moest deelnemen en zelfs onderwerp was. Ik vind dat een prachtig voorbeeld van hoe je mensen mee kunt nemen in een verandering door ze te betrekken bij de verandering zelf. Je ziet dan dat de btrokkenheid enorm vergroot en het draagvlak verstevigt. Gaandeweg gaan mensen dan ook een positieve bijdrage leveren aan het proces zelf.
Om te willen veranderen en vooral de bereeidheid daartoe te crëeren, is een nieuwe context nodig en dient men intern het gesprek aan te gaan.
– Transparantie en openheid is belangrijk
– Volgende lestap is maatschappelijke relevantie vergroten
Zo is Microsoft betrokkenbij mantelzorg en werkt Microsoft heel actief aan de toegankelijkheid van de website voor mensen met een handicap. De website van Microsft is daarvoor dan ook bekroond.
Rinsema stelt dat corporate responsibility ook moet bijdragen aan het resultaat, anders is het niet geloofwaardig. Helemaal mee eens. Verder heeft Microsoft een “Raad van Anders”
Een andere interessante activiteit is dat Microsoft met een aantal medewerkers in bussen naar klanten in het land zijn gegaan. Daarover vertelt Theo Rinsema op zijn Blog
Tenslotte
Ik heb genoten van de warme ontvangst door Microsoft en bij deze dank ik Theo Rinsema heel hartelijk voor de tijd die hij heeft genomen om met ons zijn ervaringen, doelen en resultaten te delen. Speciale dank gaat uit naar Keiko Claassen, die deze dag heeft georganiseerd. Ook dank aan Serina Maalderink, die de rondleiding voor haar rekening nam.